Você sabe a diferença entre endereço comercial e endereço fiscal?
Muitos empreendedores acabam confundindo endereço fiscal e comercial e, com isso, muitas dúvidas acabam surgindo, como por exemplo, qual dos dois resultará em um bom investimento para conquistar o escritório ideal para a sua empresa. Na verdade, essas questões podem ser mais simples do que parece. Conhecendo as duas alternativas, você pode ter um custo muito menor. Então vamos entender a funcionalidade de cada um deles:
O “Endereço comercial” é a sede social da sua empresa. É esse o endereço que você vai divulgar em cartões de visita, páginas da internet ou anúncios publicitários para seus clientes e fornecedores conhecê-la. Nele, você pode marcar reuniões, negociações e tudo o mais que teoricamente seria realizado na sede da empresa.
Já o “Endereço fiscal” é o endereço que deve constar no CNPJ, inscrição estadual e toda a documentação da empresa. Trata-se de uma localização que pode ser utilizada apenas para fins formais e tributários. Embora seja corriqueiro que as duas funções estejam em um único endereço, isso não é obrigatório, desde que respeitadas as normativas tributárias. Trata-se de naturezas distintas.
A diferença entre eles é que, o endereço fiscal pode até ser a residência do empresário, por exemplo, porém pode não ser adequado divulgá-lo para os seus clientes, pois além de expor informações privadas e pessoais a todos, divulgar seu endereço residencial nem sempre trará credibilidade e poderia ser interpretado como falta de profissionalismo. Sendo assim, você pode usá-lo somente para fins fiscais e constituir um endereço comercial em local mais conhecido e que transmita uma imagem adequada para sua empresa para questões de divulgação.
Nesse momento, pode ser que você esteja se perguntando se não seria necessário alugar uma sala para estabelecer um endereço comercial. A resposta é: não necessariamente! Existe uma opção que vem sendo muito utilizada atualmente: que são os já conhecidos espaços “coworking”. Já imaginou constituir seu endereço comercial em um desses espaços? Alguns escritórios desse tipo permitem que seus usuários o definam como endereço fiscal e comercial da empresa ao mesmo tempo. Se a prática ainda pode trazer alguns receios, já que o empresário, muitas vezes, pode se sentir inseguro por registrar sua empresa em um endereço que não é totalmente dele, a consagração dos espaços coworking nos últimos anos tem trazido solidez e transmitindo confiabilidade aos interessados. Para minimizar este receio, uma boa dica é optar por espaços situados em imóveis próprios. Importante salientar que há alguns outros pontos que devem ser observados antes de escolher um desses espaços.
Legislação municipal: verifique, inicialmente, se a legislação do seu município permite o registro de diversas empresas no mesmo endereço. Informe-se também sobre todas as normas para efetuar esse tipo de registro. Seu contador e a equipe de atendimento do espaço coworking onde pretende se instalar poderão ajudá-lo bastante com isso;
Normas locais: independentemente do que diz a legislação, cada espaço tem suas próprias regras internas. Você precisa se inteirar delas antes de definir um local de coworking como sede da sua empresa. Por isso, mais uma vez, é importante conversar com os administradores do espaço coworking para que eles possam tirar todas as suas dúvidas.
Entendeu como você pode registrar seu endereço comercial e fiscal em um espaço coworking? Na verdade, o Escritório Virtual passou a ser uma boa solução para profissionais autônomos, para quem pretende seguir atuando em home office ou em trabalho híbrido, para negócios em expansão e para estabelecer novos escritórios em diferentes cidades. A busca por aprimorar as operações, baixar os custos e manter a eficiência é um dilema para muitos profissionais. Diante desse cenário, os escritórios virtuais surgem como uma excelente opção.
O real conceito de um escritório virtual é que ele não depende presença física, sua e da sua equipe, trata-se de um lugar utilizado para demandas que exijam um endereço de correspondência, endereço para abertura de empresa e atendimento presencial ou telefônico para clientes, e é exatamente essa necessidade de não estar presente no local que se consolida como a principal aspecto do escritório virtual.
Há inúmeras vantagens do uso desse serviço, além de ser uma excelente solução para novos empreendedores. O custo-benefício é uma excelente opção para um profissional autônomo, já que ter um negócio físico de forma tradicional tende a ser caro porque envolve despesas como: aluguel, condomínio, IPTU, telefone, internet, energia e demais custos operacionais. Além disso, existe a questão da imagem da empresa, que passa a se apresentar de forma mais organizada e preocupada em se posicionar com qualidade no mercado.
Há outras demandas específicas que acabam fazendo com que se gaste muito tempo, entre elas podemos citar a contratação de funcionários para manter a empresa em ordem. Ao contratar um escritório virtual, tudo isso vem incluído, fazendo com que o profissional tenha mais tempo para se dedicar às suas atividades, tornando-se mais produtivo. Este tipo de escritório permite que, além de um endereço corporativo, os serviços sejam apresentados de forma mais profissional, aumentando assim o interesse do seu público-alvo.
Um negócio físico tradicional tende a ter uma estrutura feita para o público geral, fazendo com que a atuação fique um pouco engessada quando se precisa fazer atendimentos mais personalizados. O uso do escritório virtual facilita no atendimento de demandas, pois a sua estrutura é flexível para se encaixar em qualquer situação, seja atender um grupo grande de pessoas, seja um cliente que dependa de uma apresentação mais técnica do serviço ofertado. Muitos escritórios “Coworking” já oferecem salas de reuniões para que você possa fazer esse atendimento personalizado.
Conseguir boa qualidade de comunicação, tanto interna quanto externa, também é um desafio cotidiano de muitos profissionais e empresas. A logística por trás disso acaba sendo complexa em alguns casos, e determinados erros podem colocar todo o projeto a perder. Na contratação de um escritório virtual, pode-se obter mecanismos facilitadores dessa comunicação, como por exemplo, o recebimento e a organização de correspondência por uma secretária, ou seja, mesmo estando em reunião ou até viajando você não vai deixar de atender nenhum cliente.
Há ainda outros serviços disponíveis, desde recebimento e guarda de correspondências e/ou encomendas, até atendimento telefônico com speech personalizado, tanto mecânico como pessoal (atendimento internacional), cotas de horas em sala de reunião para atendimento a seus clientes. Lembrando que é numa sala de reuniões que se iniciam parcerias, ocorre a apresentação de projetos para aprovação e são realizados grandes contratos. Este ambiente tem interferência direta em seus resultados e no sucesso de suas relações, pois a primeira impressão é a que fica.
Tudo isso facilita a atuação da empresa como um todo, pela maior liberdade de tempo para o profissional atuar e para o público consumidor, que poderá ser atendido com mais qualidade. Resumindo, você não necessariamente precisa atuar de um só lugar, sua empresa pode ter um aspecto móvel ou múltiplo em outras localidades, não somente no endereço onde está instalada perante o fisco.
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Por Wania Almeida