Como melhorar a gestão do meu tempo?

Você já ouviu algumas pessoas por aí reclamando que não tem tempo? Ou você mesmo já disse isso?

Ser um indivíduo muito ocupado não quer dizer que você seja produtivo. Passar o dia inteiro em uma loucura de atividades, muitas vezes, significa menos produtividade, porque você está dividindo sua atenção entre tantas tarefas diferentes, que torna impossível alcançar a eficiência máxima em alguma delas.

Vários profissionais de alto nível, na maioria das vezes, controlam o tempo excepcionalmente bem e usam técnicas de gestão para isso, assim conseguem comprovar habilidades em uma única atividade, mesmo quando o tempo é curto e a pressão é enorme.

Não começar o dia sem antes planejá-lo, é uma maneira errada de administrar o tempo. Então, você deve começar sua jornada diária planejando sim! Use os primeiros 30 minutos do seu dia para isso. No começo, pode parecer desperdício de tempo, mas quando os bons resultados começarem a surgir e a sua produtividade aumentar, ficará evidente que, o momento mais importante para seu trabalho acontece antes mesmo de você começar a trabalhar. Assim, aumentam as chances de você não perder o controle do seu tempo. E não admita interrupções no seu dia e, absolutamente, fuja de todas as distrações.

Um método chamado “O princípio de Pareto” (Vilfredo Pareto – sociólogo italiano) usado para administração do tempo, mostra que 80% do seu sucesso vem de 20% das suas atividades. Tente identificar o que são esses 20% na sua rotina, ou seja, priorize as tarefas mais estratégicas, que causam maior impacto para sua empresa e dedique mais tempo a elas, tanto para executá-las quanto para aprimorá-las.

Sabemos que uma hora pode ser tempo suficiente para escrever um relatório, mas pode ser pouco tempo para dar conta de todas as abas abertas no computador. Quem vai decidir o foco que se dá à cada atividade que está sendo realizada é você. Pense no que é importante. Tente perceber no seu ambiente corporativo, local onde dar conta de todas as atividades de rotina juntamente com aquelas que vão surgindo inesperadamente, o que você precisa levar em consideração e use este princípio de gestão do tempo para conseguir organizar e planejar sua rotina. Limite o seu foco ao que é mais importante e exclua tudo o que pode te distrair.

Quantas vezes você passou o dia começando diversas tarefas e não conseguiu concluir nenhuma? Ou, caso tenha concluído alguma, você sabe, no seu íntimo, que poderia ter feito melhor?

Esse planejamento diz respeito ao tempo que é gasto nos lugares certos para fazer as tarefas certas; e está relacionado a reconhecer prioridades, isso não significa encontrar maneiras de trabalhar mais, mas fazer o uso correto do tempo que se tem.

Gerenciar seu tempo reduz diretamente os níveis de estresse e a quantidade de erros. Ao se organizar, você não precisa refazer algo e não fica suscetível a cometer tantos deslizes.

Imagine se, na correria, você esquece dos detalhes discutidos em uma reunião ou das instruções dadas? Sabemos que não podemos criar mais tempo, no entanto, todos podemos usar melhor as 8 horas que temos no ambiente de trabalho fazendo o uso correto dele. Quando você sabe exatamente o que deve ser feito, menos se gasta em tempo ocioso. Ao invés de ficar imaginando o que deve ser feito em seguida, você pode se adiantar e já iniciar a próxima atividade. Fazendo bom uso do tempo, você ficará bem mais preparado para novas oportunidades.

Há uma percepção errada de que aprender esse tipo de gerenciamento requer um esforço extra. Ao contrário, este planejamento permite que sua vida se torne mais fácil, seja para fazer as malas para uma viagem de fim de semana ou para terminar aquela planilha orçamentária, ou seja, mais tempo no que realmente importa.

O entendimento de que, criamos nossos próprios problemas é a pura verdade! Seja uma reunião que foi esquecida, ou um prazo não cumprido, deixar de gerenciar o tempo pode, por exemplo, resultar em atritos nas variadas esferas da vida. Planejar e se preparar para o dia que virá evita, e muito, que criemos nossos problemas e, para que tudo isso dê certo, basta se organizar melhor.

O bom mesmo é começar cedo. Sei que você já deve ter lido isso em algum lugar: a maioria dos homens e mulheres de sucesso começam seus dias cedo… e é verdade! Essas pessoas têm mais tempo para sentar-se, pensar e planejar as próximas horas. Acordar cedo pode deixá-lo mais calmo, criativo e com uma mente mais livre para pensar no dia que está por vir. Estudos mostram que, conforme o dia vai passando, o nível de energia diminui, o que afeta a produtividade e, por consequência, sua performance no trabalho também.

Aprenda a dizer NÃO!

Aprender a dizer “não” também é uma regra de ouro e que deve ser adotada por todos. Caso você já se veja sobrecarregado, saiba dizer um “não” de maneira muito polida, explicando seus motivos. Antes de sair por aí tentando realizar todas as tarefas ou projetos que passarem na sua mesa, dê uma olhada na sua “lista de afazeres”. De nada adianta assumir muitas responsabilidades se você não conseguir cumprir nem as que já tem.

Gerir o tempo não é sinônimo de encontrar maneiras de trabalhar mais, é ter prioridades e mais tempo para pensar na próxima ocasião. Não existem regras únicas para lidar com a Gestão do Tempo. O que existem são algumas boas práticas que podem ajudar a melhor controlar a maneira com que as horas do dia são administradas.

Refletir sobre isso é trazer à consciência as atividades que estão realmente tirando o foco e de como seu tempo está sendo organizado ou planejado, essa atitude pode ajudá-lo a executar suas tarefas com mais qualidade.

Organizar tudo isso de forma adequada impacta, diretamente, na sua qualidade de vida. A criação desses bons hábitos não precisa acontecer de uma só vez para ser eficaz. Adotando, pelo menos, uma dessas dicas, você poderá definir metas pequenas e realistas para a sua rotina, sempre visando o que será mais benéfico para você.

Em suma, a coisa mais democrática que existe disponível para todo ser humano é o “tempo” então, saiba usá-lo bem. E, agora que você já tem um melhor direcionamento de como administrar o seu tempo, aproveite uma dessas suas pausas programadas e venha visitar nosso espaço Coworking e tomar um cafezinho com a gente! A Work1500 oferece um espaço especial para que você consiga colocar em prática sua gestão de tempo e para que você alcance mais foco no trabalho.

Por Wania Almeida